河北大学文件

校政字〔2018〕6号

关于印发《河北大学会议室使用管理办法》的

通  知

全校各单位：

为进一步加强会议室管理，提高使用效率，确保各类会议规范有序进行，特制定《河北大学会议室使用管理办法》。本《办法》业经校长办公会研究通过，现予印发，请遵照执行。

特此通知

                           河 北 大 学

                            2018年5月10日

河北大学会议室使用管理办法

为进一步加强对学校会议室、报告厅、多功能馆、音乐厅等场所(以下统称“会议室”)的管理，提高使用效率，确保各类会议规范有序进行，结合学校实际，特制定本办法。

第一条  会议室管理范围

第二条  会议室使用范围

各会议室用于校内活动，以及由河北大学主办、承办的各类会议、培训等，不对个人及外单位开放，严禁举办涉及商业性质的各类活动。使用范围如下：

（1）302报告厅、304报告厅、310报告厅、A2报告厅、新图书馆大报告厅、新图书馆小报告厅、新图书馆多功能厅用于召开各类会议、学术报告、讲座、培训等。

（2）多功能馆用于举办体育赛事、文艺演出、体育教学、师生文体活动等。

（3）邯郸音乐厅用于文艺演出、艺术类专业相关教学活动等。

（4）其它中小型会议室用于校内各类工作会议及会谈。

如遇特殊情况，由校长办公室协调安排。

第三条  会议室管理

（1）会议室实行有偿和无偿相结合的使用形式，由校长办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。

（2）会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则，优先满足全局性会议使用。若时间安排上有冲突，原则上按申请时间先后顺序确定。

（3）会议室内设施由校长办公室安排专人负责，任何单位和个人不得擅自使用会议室、操作多媒体设备，以及更改设施设备摆放位置；不允许乱钉、乱挂其它标识。

（4）使用单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。会务工作及会场布置，所产生费用由使用单位负担。

（5）使用单位要爱护会议室的各类设施，自觉维护环境卫生。会议结束后，使用单位应及时通知管理人员，一同检查会议室内各类设施，并进行清理后方可离开会场。如有设施损坏、丢失等现象，由使用单位负责赔偿。对于违反规定和不配合管理的单位，将暂停其使用。

第四条  收费范围及标准

不收费活动包括校内工作会议、开学典礼、毕业典礼、校内文体活动、教学活动等。收费活动包括各类研讨会、座谈会、评审会、报告会、讲座、论坛等，以及由我校承办的校外培训、文艺演出、赛事活动等。

收费标准依据学校批复标准执行，详见《会议室基本情况及收费标准》（附件1）。

第五条  收费方式

采用校内“经费转账单”划转方式进行收费，不收取现金，使用单位需在使用前完成划转手续。

第六条  审批程序

（1）实行预约审批制度。使用单位须提前3个工作日向校长办公室预约，校长办公室根据会议级别及申请先后顺序进行统一安排。

（2）预约成功后填写《会议室使用申请表》（附件2），报校长办公室办理使用手续。其中，属于“收费活动”范围的还需填写校内“经费转账单”，一并报送。

（3）参加人数超过200人的会议须提前到安全工作处备案，由安全工作处对使用单位制定的治安、消防等突发事件的安全措施进行审核。

第七条  附  则

（1）上级单位或属地相关部门安排的活动，由校长办公室协调安排，收费标准由学校和使用方根据市场价格协商确定。

（2）本《办法》自发布之日起执行，原《河北大学会议室使用管理办法（试行）》（校政字〔2017〕4号）同时废止。

（3）本《办法》由校长办公室负责解释。