关于印发《河北大学会议室使用管理办法(试行)》的通知
2017-4-27 11:41:05

 

河北大学文件

校政字〔2017〕4号

 

关于印发《河北大学会议室使用管理办法(试行)》的通知

 

全校各单位:

为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用效率,确保各类会议规范有序进行,特制订《河北大学会议室使用管理办法(试行)》。本《办法》业经校长办公会研究通过,现予印发,请遵照执行。

特此通知

 

 

 

河 北 大 学       

2017年4月24日    

 

河北大学会议室使用管理办法(试行)

 

为进一步加强对学校会议室、报告厅、多功能馆、音乐厅等场所(以下统称“会议室”)的管理,提高使用效率,确保各类会议规范有序进行,结合学校实际,特制定本办法。

第一条  会议室管理范围

 

校区

名称

位置

座位数

备注

本部

302报告厅

主楼三层

122

U型

304报告厅

主楼三层

404

阶梯式

310报告厅

主楼三层

80

课桌式

多功能馆

南院

2000

阶梯式

中小型会议室

主楼八层

20~40

长桌会议室

新区

邯郸音乐厅

新校区

686

阶梯式

A2报告厅

A2座

177

阶梯式

B2会议室

B2座

40

长桌会议室

新图书馆

大报告厅

新图书馆一层

500

阶梯式

新图书馆

小报告厅

新图书馆二层东侧

100

长桌会议室

新图书馆

多功能厅

新图书馆二层西侧

100

阶梯式

中小型会议室

新图书馆八层

20~40

长桌会议室

 

第二条  会议室使用范围

各会议室只用于校内活动,以及由河北大学主办、承办的各类会议、培训等,不对个人及外单位开放,严禁举办涉及商业性质的各类活动。使用范围如下:

(1)302报告厅、304报告厅、310报告厅、A2报告厅、新图书馆大报告厅、新图书馆小报告厅、新图书馆多功能厅用于召开各类会议、学术报告、讲座、培训等。

(2)多功能馆用于举办体育赛事、文艺演出、体育教学、师生文体活动等。

(3)邯郸音乐厅用于文艺演出、艺术类专业相关教学活动等。

(4)其它中小型会议室用于校内各类工作会议及会谈。

如遇特殊情况,由校长办公室协调安排。

第三条  会议室管理

(1)会议室实行有偿和无偿相结合的使用形式,由校长办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。

(2)会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。若时间安排上有冲突,原则上按申请时间先后顺序确定。

(3)会议室内设施由校长办公室安排专人负责,任何单位和个人不得擅自使用会议室、操作多媒体设备,以及更改设施设备摆放位置;不允许乱钉、乱挂其它标识。

(4)使用单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。会务工作及会场布置,所产生费用由使用单位负担。

(5)使用单位要爱护会议室的各类设施,自觉维护环境卫生。会议结束后,使用单位应及时通知管理人员,一同检查会议室内各类设施,并进行清理后方可离开会场。如有设施损坏、丢失等现象,由使用单位负责赔偿。对于违反规定和不配合管理的单位,将暂停其使用。

第四条  收费范围及标准

不收费活动包括校内工作会议、开学典礼、毕业典礼、校内文体活动、教学活动、报告讲座、内部培训等。收费活动包括列入学校会议费管理的各类研讨会、座谈会、评审会、报告会、讲座等,以及由我校承办的校外培训、文艺演出、赛事活动等。

收费标准依据学校批复标准执行,详见《会议室基本情况及收费标准》(附件1)。

第五条  收费方式

采用校内“经费转账单”划转方式进行收费,不收取现金,使用单位需在使用前完成划转手续。

第六条  审批程序

(1)实行预约审批制度。使用单位须提前3个工作日向校长办公室预约,校长办公室根据会议级别及申请先后顺序进行统一安排。

(2)预约成功后填写《会议室使用申请表》(附件2),报校长办公室办理使用手续。其中,属于“收费活动”范围的还需填写校内“经费转账单”,一并报送。

(3)参加人数超过200人的会议须提前到安全工作处备案,由安全工作处对使用单位制定的治安、消防等突发事件的安全措施进行审核。

第七条  附  则

(1)上级单位或属地相关部门安排的活动,由校长办公室协调安排,并报书记或校长批准后方可使用。收费标准由学校和使用方根据市场价格协商确定。

(2)本《办法》自发布之日起执行,由校长办公室负责解释。

 

 

 

附件:1、会议室基本情况及收费标准

           2、 会议室使用申请表


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